רכש
רכש הוא תהליך עסקי או ארגוני הכולל פעולות, נהלים והליכים הדרושים לצורך רכישת מוצרים ושירותים עבור ארגון. תהליכי הרכש מתייחסים לכל הוצאה כספית בארגון למטרת הרכישה, למעט משכורות לעובדים.
תהליך הרכש במבנה הארגוני
רכש הוא תהליך הקיים בכל ארגון, באופן מוסדר וממוסד או באופן בלתי ממוסד. ככל שהארגון גדול יותר וכמות הפריטים והשירותים הנרכשים על-ידו הם בסכומים גבוהים יותר, הרכש הוא תהליך מוסדר יותר בהתאם ואף הופך לתהליך ליבה.
בארגונים קטנים מבוצע הרכש על ידי עובדים שונים, החל ממזכירות, דרך מנהלי אדמיניסטרציה ועד מנהלי כספים ותפעול. בארגונים גדולים הרכש מהווה יחידה ארגונית מוסדרת, המונה בין עובד אחד שלרוב יוגדר כ"מנהל רכש", ועד צוות עובדים גדול שיכול למנות מנהל רכש, צוות קניינים, מתזמני אספקות, בקרי רכש ועוד. בארגונים יצרניים וחברות הייטק, לרוב יחידת הרכש כפופה לסמנכ"ל או מנהל התפעול של הארגון; ואילו בארגונים המספקים שירותים (כדוגמת בתי מלון, חברות תקשורת, אנרגיה ופיננסים) כפופה יחידת הרכש לסמנכ"ל או למנהל הכספים. לעיתים (לרוב בארגונים בהם לרכש מיוחסת חשיבות רבה) כפופה יחידת הרכש ישירות למנכ"ל.
העוסקים ברכש
- מנהל רכש - בעל התפקיד הבכיר ביותר ברכש ותפקידו לנהל את היחידה הארגונית, להתוות את דרכה ולעיתים לנהל את יתר הצוות, במידה וקיים. מנהל הרכש כפוף למנכ"ל, למנהל הכספים או למנהל התפעול, בהתאם לאופי הארגון ולמעמדו של הרכש בו.
- קניין בכיר - איש רכש בכיר הכפוף למנהל הרכש ומיישם את מדיניות הרכש הנקבעת על ידו. לעיתים יוגדר הקניין הבכיר כמנהל זוטר וינהל תחתיו קניינים.
- קניין - איש רכש אשר עוסק ביישום מדיניות הרכש, נותן שירותי רכש למחלקות השונות, מפרסם מכרזים ועוד.
- מתזמן אספקות - עובד שתפקידו לוודא את תקפותם של מועדי האספקה הנקובים בהזמנת הרכש, הן מול הספקים והן מול אנשי הארגון, ולשנותם בהתאמה.
- בקר רכש - עובד שתפקידו לסגור את מעגל הרכש תוך וידוא שחשבונית הספק תואמת להזמנה ומשולמת במועדה.
בדרך כלל לעוסקים ברכש יש רקע אקדמי של כלכלה, מנהל עסקים, לוגיסטיקה או הנדסת תעשייה וניהול, אך חלק מהארגונים לא מקפידים על השכלה ספציפית אלא שמים דגש על ניסיון וכישורים אישיים, כדוגמת יכולת ניהול משא ומתן טובה.
סוגי רכש
נהוג להבחין בין שני סוגי רכש עיקריים:
- רכש אסטרטגי - עוסק בהתוויית מדיניות הרכש בארגון, קביעת תוכניות עבודה רב-שנתיות, וניהול משא ומתן בהקשרים גלובאליים וברמות גבוהות.
- רכש טקטי- עוסק ביישום מדיניות הרכש והוצאתה לפועל, באמצעות איתור ספקים, פרסום מכרזים ומסמכי בקשה לקבלת הצעות מחיר, ניהול משא ומתן ועוד.
יוזמי הרכש
יוזמי הרכש, או "לקוחות הפנים" של הרכש, הן היחידות הארגוניות הזקוקות לשירותיה של יחידת הרכש. בארגונים יצרניים אלו לרוב יחידות התפ"י, ההנדסה, הפיתוח או המחסן; בארגונים המספקים שירותים אלו לרוב יחידות התפעול, האדמיניסטרציה, הבינוי ולעיתים כל יחידה אחרת בעלת תקציב.
חשיבות הרכש
לרכש המבוצע באופן יעיל ונכון יש חשיבות רבה לתוצאותיו העסקיות של הארגון. להלן כמה מהיתרונות הבולטים של רכש יעיל:
- חיסכון כספי משמעותי התורם לרווחיות הארגון.
- קיצור זמני אספקה והגדלת ערך המוצרים והשירותים הנרכשים.
- התמקצעות, ייעול תהליכים ומיטוב מצבת כוח אדם.
- שיפור בשירות הניתן ליחידות הקצה בתוך הארגון וללקוחות חיצוניים.
- פינוי משאבים ניהוליים לעיסוק בעסקי ליבת הארגון.
- מזעור כשלים, סיכונים וחשיפה במערך הרכש של הארגון.
- שמירה על סטנדרטים גבוהים של מינהל תקין, תיעוד ובקרה ועוד.
- ארגון בעל יעילות תפעולית מסוגל להיות תחרותי יותר ובכך להגדיל את נתח השוק על חשבון מתחריו.
תת-תהליכי הרכש
תהליכי הרכש מתנהלים באופן שונה מארגון לארגון. בחלק מהארגונים התהליכים מתבצעים באופן ידני ובחלק אחר באופן ממוכן, באמצעות שימוש בתוכנות ומערכות מידע ייעודיות. התוכנות הנפוצות הן תוכנות מסוג MRP (ניהול חומר) או ERP (כדוגמת SAP, ORACLE או PRIORITY).
ברוב הארגונים, גדולים כקטנים, כולל הרכש מספר תת-תהליכים:
- דרישת רכש - נשלחת ליחידת הרכש על ידי יוזם הרכש בארגון. דרישת הרכש הינה מסמך פיזי או אלקטרוני המפרט את מהות הרכישה הנדרשת, מפרטה הטכני, הסעיף התקציבי הרלוונטי ועוד.
- איתור ספקים ומקורות אספקה (Sourcing) - יחידת הרכש מנסה לאתר את הספקים המסוגלים לספק את השירותים והמוצרים המוגדרים בדרישת הרכש.
- פרסום מכרז / RFP - לאחר איתור הספקים ומקורות האספקה, מפיצה יחידת הרכש מסמך פיזי או אלקטרוני המפרט את המוצרים והשירותים הנדרשים, את המפרט הטכני שלהם, מועדי האספקה וכל פרט רלוונטי אחר הדרוש לספק לצורך תמחור והגשת הצעת מחיר. RFP (Request For Proposal - "בקשה לקבלת הצעות"), הוא מסמך בלתי מחייב שנועד לקבלת מידע ומחירים, בעוד שמכרז הוא מסמך משפטי מחייב, המפורסם לרוב על ידי גופים ממשלתיים או כאלה החייבים בחוק המכרזים.
- ניהול משא ומתן - לאחר איתור הספקים הרלוונטיים וקבלת הצעות המחיר, מתבצע תהליך של ניהול משא ומתן בין יחידת הרכש לבין הספק. כל אחד מהצדדים מעוניין למקסם את התנאים המסחריים, המשפטיים והעסקיים לפיהם תתבצע העסקה.
- הזמנת רכש - לאחר ששני הצדדים (הספק ויחידת הרכש), מגיעים להבנה על תנאי העסקה, מנפיקה יחידת הרכש הזמנת רכש - מסמך פיזי או אלקטרוני, המסדיר את מחיר המוצר או השירות שנרכשו, את מועדי האספקה, המפרט, התנאים המסחריים והמשפטיים וכל פרט נוסף אחר. הזמנת הרכש מהווה מסמך משפטי ומחייב לכל דבר. לעיתים מלווה הזמנת הרכש גם בהסכם משפטי נפרד ולעיתים תעמוד בפני עצמה.
- בקרת רכש - לאחר אספקת המוצרים והשירותים, שולח הספק חשבונית לתשלום. בקרת הרכש אמונה על בדיקת החשבונית, התאמתה להזמנת הרכש, וידוא שהמוצרים והשירותים שהתקבלו אכן תואמים לאלה שהוזמנו במעמד הזמנת הרכש ועוד. לבסוף, בקרת הרכש מוודאת שהספק קיבל את התשלום במועד שנקבע.
ראו גם
קישורים חיצוניים
- רכש ומשברים כלכליים, באתר RFP
- מדד מנהלי הרכש, באתר ארגון מנהלי הרכש והלוגיסטיקה בישראל.
- טפסים ותבניות לרכש, באתר RFP